Polityka prywatności | OCTO Legal

 

1. Co opisuje niniejsza Polityka Prywatności?

Niniejsza polityka prywatności ("Polityka") reguluje przetwarzanie danych osobowych przez Octo Legal Korolczuk Latkowski Opoka Wesołowski Witecki sp.j. („Octo Legal”, „my”) podczas świadczenia przez nas usług, kontaktu z nami oraz podczasTwojej wizyty na naszej stronie internetowej https://octolegal.com („Serwis”).

Polityka zawiera informacje o przetwarzaniu danych osobowych przez Octo Legal, a w szczególności:

• określa rodzaje danych osobowych, które gromadzimy;
• wyjaśnia, w jaki sposób i dlaczego gromadzimy i wykorzystujemy Twoje dane osobowe;
• wyjaśnia, kiedy i dlaczego będziemy dzielić się danymi osobowymi z innymi podmiotami; oraz
• wyjaśnia prawa i możliwości wyboru, które masz, jeśli chodzi o Twoje dane osobowe.

Chcemy, aby było dla Ciebie jasne, czy Polityka dotyczy także przetwarzania Twoich danych osobowych. Polityka znajduje zastosowanie, jeżeli:

• jesteś potencjalnym Klientem, tj. kontaktujesz się z nami w związku z zainteresowaniem naszymi usługami;
• jesteś naszym Klientem, tj. świadczymy na Twoją rzecz usługi pomocy prawnej;
• jesteś Przedstawicielem Klienta, tj. reprezentujesz podmiot, na rzecz którego świadczymy usługi pomocy prawnej;
• jesteś Kandydatem, tj. uczestniczysz w prowadzonym przez nas procesie rekrutacji lub wysyłasz nam swoje dokumenty aplikacyjne na potrzeby przyszłych procesów rekrutacji;
• jesteś Kontrahentem, tj. dostarczasz nam jakiekolwiek produkty lub usługi;
• jesteś Przedstawicielem Kontrahenta, tj. reprezentujesz podmiot dostarczający nam jakiekolwiek produkty lub usługi;

Twoje dane osobowe przetwarzamy zgodnie z Ogólnym Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych Unii Europejskiej (2016/679) ("RODO”) oraz innymi obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych, które uzupełniają lub wdrażają RODO, w tym w szczególności Prawo o Adwokaturze, Ustawa o Radcach Prawnych oraz Kodeks Pracy.

2. Kto jest administratorem Twoich danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest Octo Legal Korolczuk Latkowski Opoka Wesołowski Witecki sp.j. z siedzibą w Warszawie przy ul. Bagno 2/176, 00-112 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod nr KRS: 0000936112, NIP: 5252887620, REGON: 52061579100000.

W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych możesz kontaktować się z nami korespondencyjnie lub na adres e-mail office@octolegal.com.

3. Jakie informacje i z jakich źródeł zbieramy?

Jeżeli jesteś potencjalnym klientem informacje zbieramy w trakcie rozmów lub podczas wymiany e-maili. Mogą to być w szczególności imię, nazwisko, adres korespondencyjny, adres e-mail, numer telefonu.

Jeżeli jesteś naszym Klientem zbieramy informacje podczas rozmów, korespondencji, spotkań oraz z przekazanych przez Ciebie dokumentów. Są to w szczególności dane osobowe niezbędne do zawarcia i realizacji umowy o świadczeniu usług pomocy prawnej, takie jak imię, nazwisko, adres korespondencyjny, adres e-mail, numer telefonu, dane finansowe. W pewnych wypadkach mogą to być dane szczególnych kategorii lub dane dotyczące wyroków skazujących i czynów zabronionych.

Jeżeli jesteś Przedstawicielem naszego Klienta, zbieramy informacje podczas rozmów, korespondencji, spotkań oraz z przekazanych przez Ciebie dokumentów.

Jeżeli jesteś Kandydatem, zbieramy informacje przekazane nam w twoim CV bądź innym dokumencie aplikacyjnym w ramach procesu rekrutacji. Mogą to być w szczególności imię i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia oraz inne dane osobowe, które przekażesz nam z własnej inicjatywy. Pamiętaj, że podanie przez Ciebie danych osobowych w zakresie wynikającym z przepisów prawa, w tym z art. 22¹ § 1 i 4 Kodeksu Pracy jest niezbędne, aby uczestniczyć w postępowaniu rekrutacyjnym. Podanie pozostałych danych jest dobrowolne, a ich niepodanie nie będzie skutkować wobec Ciebie jakimikolwiek negatywnymi konsekwencjami, zwłaszcza nie będzie stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia

Jeżeli jesteś Kontrahentem zbieramy informacje przekazywane nam w przesyłanych przez Ciebie dokumentach, w trakcie rozmów, wymiany e-maili i spotkań, w tym w szczególności informacje niezbędne do zawarcia i realizacji umowy. Mogą to być w szczególności imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, firma, adres działalności, PESEL, NIP, REGON, numer rachunku bankowego. 

Jeżeli jesteś Przedstawicielem Kontrahenta zbieramy informacje przekazywane nam w przesyłanych przez Ciebie dokumentach, w trakcie rozmów, wymiany e-maili. Mogą to być w szczególności Twoje imię, nazwisko, dane kontaktowe, stanowisko, dane dotyczące podmiotu, który reprezentujesz. 

4. W jakim celu i na jakiej podstawie przetwarzamy Twoje dane

Jeżeli jesteś potencjalnym Klientem, przetwarzamy Twoje dane:

• w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów Octo Legal, tj., w celu kontaktu w odpowiedzi na Twoje pytania, prośby, uwagi, dla obsługi Twojego zapytania, wewnętrznych celów administracyjnych i marketingowych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);

Jeżeli jesteś naszym Klientem, przetwarzamy Twoje dane:

• w celu zawarcia i wykonania umowy (art. 6 ust 1 lit. b RODO);
• w celu wykonania obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), w szczególności w zakresie rozliczania należności podatkowych, przechowywania dokumentacji finansowej oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;
• w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (art. 9 ust. 2 lit. f RODO)
• w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów Octo Legal (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) związanych z prowadzeniem działalności, utrzymywaniem relacji biznesowych, bieżącym kontaktem, obsługą płatności, weryfikowanie konfliktu interesów, prowadzeniem działań marketingowych, a także dochodzeniem naszych roszczeń i naszą obroną przed roszczeniami.

Jeżeli jesteś Kontrahentem, przetwarzamy Twoje dane:

• w celu zawarcia i wykonania umowy (art. 6 ust 1 lit. b RODO);
• w celu wykonania obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), w szczególności w zakresie rozliczania należności podatkowych i przechowywania dokumentacji finansowej;
• w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów Octo Legal (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) związanych z prowadzeniem działalności, utrzymywaniem relacji biznesowych, bieżącym kontaktem, prowadzeniem działań marketingowych, a także dochodzeniem roszczeń i obroną przed roszczeniami.

Jeżeli jesteś Przedstawicielem Kontrahenta lub Klienta, przetwarzamy Twoje dane:

• w celu realizacji naszych prawnie uzasadnionych interesów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) związanych z zawarciem i wykonaniem umowy z podmiotem, który reprezentujesz, utrzymywaniem relacji biznesowych i bieżącym kontaktem, prowadzeniem działań marketingowych, a także dochodzeniem roszczeń i obroną przed nimi.

Jeżeli jesteś Kandydatem do pracy przetwarzamy Twoje dane osobowe na podstawie Twojej zgody do celów przyszłych procesów rekrutacyjnych (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), a dane szczególnej kategorii, jeżeli z własnej inicjatywy nam je przekazałeś (art. 9 ust. 2 lit. a RODO) lub w celu wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Octo Legal jako pracodawcy i odpowiadających im uprawnień osoby ubiegającej się o zatrudnienie, wynikających z przepisów prawa, w tym z przepisów prawa pracy (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

5. Komu udostępniamy Twoje dane

Gdy jest to niezbędne do realizacji celów, w których przetwarzamy Twoje dane, możemy przekazywać je:

1. podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na podstawie przepisów prawa, w tym sądom i organom administracji publicznej;
2. podmiotom przetwarzającym dane osobowe na nasze zlecenie, tj. firmom świadczącym na naszą rzecz określone usługi, z których wykonaniem wiąże się przetwarzanie danych osobowych np. podmiotom obsługującym nasze systemy informatyczne lub udostępniającym nam narzędzia teleinformatyczne, podmiotom świadczącym dla nas usługi doradcze i in. (tzw. „procesorom”);

W każdym wypadku udostępnienia Twoich danych będziemy dbać o to, aby ich przekazanie miało podstawę prawną i obejmowało jedynie minimum informacji niezbędnych do realizacji celu przetwarzania danych, w jakim dane są udostępniane.

Jeżeli będzie to niezbędne dla realizacji celów, o których mowa w punkcie 4, dane mogą być przekazywane poza granice Europejskiego Obszaru Gospodarczego. W każdym przypadku przekazania Twoich danych poza terytorium EOG zapewnimy najwyższy poziom bezpieczeństwa.

W żadnym wypadku udostępnienie danych nie naruszy tajemnicy zawodowej związanej ze świadczonymi przez nas usługami.

6. Jak długo przechowujemy Twoje dane

Jeżeli jesteś potencjalnym Klientem, przechowujemy Twoje dane osobowe tak długo, jak jest to niezbędne do realizacji celów związanych z kontaktem z Tobą.

Jeżeli jesteś naszym Klientem lub jego Przedstawicielem, przechowujemy Twoje dane przez okres realizacji zawartej z Tobą lub z podmiotem, który reprezentujesz, umowy. Po upływie tego okresu w niezbędnym zakresie przechowujemy Twoje dane przez czas wynikający z wymogów prawnych (np. z obowiązku przechowywania dokumentacji finansowej przez 5 lat), przepisów dotyczących przedawnienia roszczeń (3 lata dla przedawnienia roszczeń wynikających z działalności gospodarczej) lub niezbędny dla realizacji pozostałych celów przetwarzania danych wskazanych w niniejszej Polityce Prywatności. W przypadku danych osobowych związanych ze świadczoną przez nas pomocą prawną, okres przechowywania danych osobowych wynosi 10 lat od końca roku, w którym zakończyło się postępowanie, w którym dane osobowe zostały zgromadzone. Poza tym, możemy przechowywać pewne dane osobowe po upływie ww. okresów w celu ustalenia istnienia konfliktu interesów.

Jeżeli jesteś Kontrahentem lub Przedstawicielem Kontrahenta, przechowujemy Twoje dane przez okres realizacji umowy zawartej z Tobą lub podmiotem, który reprezentujesz. Po upływie tego okresu w niezbędnym zakresie przechowujemy Twoje dane przez czas wynikający z wymogów prawnych (np. z obowiązku przechowywania dokumentacji finansowej przez 5 lat), przepisów dotyczących przedawnienia roszczeń (3 lata dla przedawnienia roszczeń wynikających z działalności gospodarczej) lub niezbędny dla realizacji pozostałych celów przetwarzania danych wskazanych w niniejszej Polityce Prywatności.

Jeżeli jesteś Kandydatem przechowujemy Twoje dane do zakończenia procesu rekrutacji, a dłużej wyłącznie, jeśli wyraziłeś zgodę na ich przetwarzanie na potrzeby przyszłych procesów.

7. Jakie prawa Ci przysługują

Korzystając z przysługujących Ci praw w zakresie przetwarzania danych osobowych, możesz kierować do nas następujące żądania:

1. jeżeli przetwarzamy Twoje dane osobowe na podstawie Twojej zgody, możesz wycofać tę zgodę w dowolnym momencie; wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonaliśmy na jej podstawie do chwili jej wycofania;
2. możesz zażądać dostępu do Twoich danych osobowych i uzyskać ich kopię w zakresie, w jakim nie naruszy to obowiązku zachowania przez adwokata lub radcy prawnego tajemnicy zawodowej;
3. możesz zażądać poprawienia Twoich danych osobowych, jeżeli są one niepoprawne lub niekompletne;
4. w związku ze swoją szczególną sytuacją, możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych osobowych, jeżeli przetwarzamy je powołując się na nasz uzasadniony prawnie interes;
5. w przypadkach określonym prawem - np. jeśli Twoje dane są nieaktualne, zbędne, przetwarzane niezgodnie z prawem, a także jeżeli wycofałeś/wycofałaś swoją zgodę na ich przetwarzanie (gdy zgoda była podstawą takiego przetwarzania) lub skutecznie wniosłeś/wniosłaś sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych osobowych - możesz zażądać usunięcia Twoich danych osobowych;
6. możesz też żądać ograniczenia przetwarzania danych w zakresie, w jakim nie naruszy to obowiązku zachowania przez adwokata lub radcy prawnego tajemnicy zawodowej.

W celu skorzystania z powyższych uprawnień skontaktuj się z nami korespondencyjnie lub pod adres e-mail: office@octolegal.com

W każdym przypadku, w którym uznasz, że przetwarzanie przez nas danych osobowych narusza przepisy RODO, masz także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

8. Czy musisz podawać nam swoje dane i skąd je mamy, jeśli nie pochodzą od Ciebie

Podanie Twoich danych w każdym przypadku jest dobrowolne, ale pamiętaj, że odmowa ich podania uniemożliwi nam realizację celów, w jakich dane są zbierane, w szczególności zaś uniemożliwi lub znacznie utrudni kontakt z Tobą, uniemożliwi zawarcie umowy, jeżeli jesteś jej stroną, lub uniemożliwi świadczenie przez nas usług, w tym doradztwo prawne lub wprowadzenie postępowania sądowego.

Jeżeli jesteś Przedstawicielem Kontrahenta albo Klienta i sam nie podajesz nam swoich danych, pochodzą one od podmiotu, który reprezentujesz lub zostały przez nas zebrane ze źródeł ogólnodostępnych (np. strony internetowej tego podmiotu). 

Jeżeli jesteś naszym Kontrahentem, Twoje dane mogą pochodzić ze źródeł ogólnodostępnych (np. CEiDG).

Jeżeli jesteś naszym Klientem lub Przedstawicielem Klienta i sam nie podajesz nam swoich danych, mogą one pochodzić ze źródeł ogólnodostępnych (np. CEiDG), jak również z akt spraw sądowych.